KORDINAT.CO, Samarinda – Untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan dalam pengelolaan dokumen, Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur kini mulai menerapkan digitalisasi arsip. Langkah ini bertujuan mengurangi penumpukan arsip fisik yang sudah tidak relevan dan menjaga agar data penting tetap terorganisir serta mudah diakses di masa depan.
Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, menjelaskan bahwa digitalisasi arsip bukan hanya soal memindahkan data dari kertas ke format digital, tetapi juga sebagai upaya untuk menciptakan sistem pengelolaan dokumen yang lebih efisien dan aman.
“Arsip yang menumpuk sering kali mengganggu kelancaran administrasi. Dengan digitalisasi, kami dapat menghemat ruang, mengurangi risiko kerusakan dokumen, dan memastikan data tetap terjaga dengan aman,” ujar Rasman pada Selasa (5/11/2024).
Tidak semua arsip akan disimpan dalam format digital. Menurut Rasman, hanya dokumen yang masih relevan dan memiliki nilai penting yang akan dipertahankan. Sementara itu, arsip-arsip yang sudah tidak lagi diperlukan atau yang telah melewati batas waktu simpan, seperti dokumen lebih dari sepuluh tahun, akan dimusnahkan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
“Dokumen yang sudah tidak relevan memang sebaiknya dimusnahkan, karena bisa menjadi beban. Namun, dokumen yang masih memiliki nilai penting atau bisa digunakan di masa mendatang akan kami simpan dalam bentuk digital,” tambahnya.
Sebagian besar arsip yang dimusnahkan oleh Dispora Kaltim berasal dari periode antara tahun 2005 hingga 2011, ketika digitalisasi arsip belum diterapkan secara luas. Meskipun dokumen fisik tersebut dihancurkan, data penting yang terkandung dalam arsip tersebut tetap dilindungi dan dapat diakses dalam format digital.
Hal ini bertujuan untuk menjaga keberlanjutan informasi yang masih dibutuhkan di masa depan, terutama dalam konteks hukum atau kebutuhan administratif lainnya.
“Sistem digital memungkinkan kami untuk menyimpan informasi dengan lebih efisien dan mengurangi risiko kehilangan data. Jika suatu saat diperlukan, dokumen tersebut dapat diakses kembali dengan mudah,” ujar Rasman.
Dengan mengadopsi teknologi digital, Dispora Kaltim berharap dapat meningkatkan transparansi, kecepatan, dan akurasi dalam pengelolaan dokumen pemerintahan. Rasman optimistis bahwa digitalisasi ini akan mempermudah pekerjaan administrasi dan membantu mewujudkan pemerintahan yang lebih modern dan responsif.
“Digitalisasi arsip adalah langkah penting untuk mewujudkan pemerintahan yang lebih efisien. Teknologi memudahkan kami dalam mengelola arsip dan membuat dokumen lebih mudah diakses, yang tentunya akan meningkatkan kinerja dan transparansi administrasi pemerintahan,” pungkasnya.(adv/cha).
